Une gestion comptable efficace repose sur deux piliers :
👉 la régularité des transmissions
👉 la fiabilité des documents communiqués
Il est donc essentiel de transmettre à votre expert-comptable l’ensemble des pièces justificatives — factures, relevés bancaires, notes de crédit, documents sociaux ou fiscaux — dès leur réception.
Pourquoi est-ce important ?
- Pour maintenir une comptabilité à jour
- Pour respecter vos obligations légales et fiscales
- Pour éviter les pertes ou omissions de documents
- Pour suivre votre trésorerie
- Pour préparer les déclarations TVA, fiscales, et les bilans
- Pour analyser la santé financière de votre entreprise en temps réel
🚀 Nouvelle procédure à partir du 01/01/2026
👉 En lien avec l’obligation de facturation électronique, nous vous recommandons la procédure suivante via le module Documents dans Odoo, structuré en trois répertoires :
📁 1. Peppol
Répertoire dans lequel vos factures fournisseurs assujettis belges sont automatiquement reçues via le réseau Peppol.
Important :
- Vous devez vérifier ces factures et effectuer les paiements correspondants.
- ⚠️ Elles ne peuvent en aucun cas être supprimées.
📁 2. Achats
Répertoire dans lequel vous devez manuellement déposer ou transférer les documents suivants :
- Factures de fournisseurs non assujettis à la TVA
- Factures de fournisseurs étrangers
- Tickets de caisse
- Taxes diverses
- Quittances d’assurance
- Notes de restaurant
- Abonnements (LinkedIn, Amazon, etc.)
- Tous autres achats non intégrés via Peppol
📁 3. Divers
Répertoire dédié aux documents non liés à des achats, mais essentiels à la gestion comptable :
- Tableaux de remboursement de crédit
- Actes d’achat immobilier
- Contrats de location
- Contrats d’engagement individuel de pension (EIP)
- Documents juridiques de la société : acte de constitution, registre des parts, conventions d’actionnaires, etc.
- Attestation d’ouverture de compte bancaire
✅ Nos recommandations pratiques
- Domiciliez vos factures récurrentes (téléphonie, énergie, fournisseurs réguliers).
- Vérifiez vos factures Peppol 1 à 2 fois par mois et effectuez les paiements.
- Transmettez vos documents dans Odoo au fur et à mesure : c’est la seule façon d’avoir une comptabilité à jour.
Votre réflexe :
🎯 Tout document comptable doit être dans Odoo.
📌 Cas concrets & bonnes pratiques
|
Situation |
Action recommandée |
|
Je reçois une quittance d’assurance par mail |
Je la transfère à achats@nomdelabase.odoo.com |
|
Je reçois un document papier (ex. : taxe de circulation) |
Je le scanne et l’envoie à achats@nomdelabase.odoo.com |
|
Je sors du restaurant avec une note |
Je prends une photo de la souche et je l’envoie par mail achats@nomdelabase.odoo.com |
|
Je reçois des factures via des plateformes (Amazon, LinkedIn, etc.) |
Je me connecte chaque mois, je télécharge les documents, et je les transmets dans le répertoire Achats |
🔎 Vérifications essentielles
- Tous les mouvements bancaires doivent être justifiés.
- Pour être déductibles, les frais professionnels doivent :
- Avoir été engagés durant la période imposable
- Avoir pour but l’acquisition ou la conservation de revenus professionnels
- Être justifiés par une pièce probante
⚠️ Sans justificatif = pas de déduction
⛔️ Un relevé VISA ne constitue pas un justificatif : chaque dépense réglée par carte doit être accompagnée d’une facture, d’une souche ou d’un ticket valide.
📌 En résumé
Une comptabilité fiable, c’est :
- Des documents transmis régulièrement
- Une structure claire via Odoo
- Une collaboration active entre nous